4.在開始下一個觀點時，檢測一下聽者的理解力，提出一些問題。比如，「我想確定我是不是說清楚了，你有問題嗎？」你看起來應像在期待他們提問一樣，作一些短暫的停頓以讓對方有時間思考。提問把說話變成雙向交流，正是通過提問，說話人和聽話人的思想開始約會。適時適度的提問可以使你澄清意思，開闊話題，並在某些方面深入下去。它也給說話人一個渠道，把他的惱火、激動、熱情等這一類情緒宣洩出來。最後，他也有助於你對說話內容的某些特殊部分進行強化和鞏固。如果一個聽者不提問，不反饋，也不能適時做出評價，那他就等於沒有參與進去。這樣的信息不平衡狀態，不僅會使說話人不舒服，嚴重的還會導致誤解。有個故事就說明這一點。Ｊ·愛德加·胡佛是ＦＢＩ前董事長，他為人相當敏感，就是對內部報告的格式這一類事情也十分在意。有一次，一份很不合格的報告提交上來，他看了後很惱火，就在上面提出一行字：Watchtheborders（注意邊線）！這個報告帶著老闆批示被傳達了下去，但是沒有人真正理解他的意思，也沒有人去過問那個嚇人的胡佛先生。
就這樣，ＦＢＩ的市場負責任人憑著老闆的旨意——Watchtheborders（注意邊境！），又向墨西哥和加拿大邊貿區調度了額外的代表。只是到後來，他們才明白，原來胡佛不滿意的是月度報告的邊線留得不合適！
同樣的誤解在口語交流中也很常見，特別是聽眾懶得去澄清事實的時候。其實，有時候只要多問一問話，就能把事情搞清楚。例如，在恰當的時間問恰當的問題，或者對說話人做出恰如其分的反應，這對聆聽者來說是至關重要的。真正內行的提問，會使說話人的工作得以簡化，同時還會使說話人變得坦誠，使他們把不容易說出的感受、動機、需要、目標和慾望開誠佈公地說出來。
5.清楚地表達出你的意思。如果必要的話，對你的意思作一些解釋，可以用比較、隱喻、分析、故事或圖表說明等方式，但是要注意不能用得過度。想像一下每個人的腦袋裡都安裝了雷達，它能夠對潛在的威脅發出信號，比如發出警報聲。為了使自己免受襲擊（即使是來自視覺上的襲擊），人們常常緘默不語；或許他們也會進行反擊，從這一點上看，他們是不會願意聽你講多少的。
為了促使他們仔細聆聽，同時正確理解你的意思，從良好的旨意開始說起。良好的旨意傳達的是積極的觀點，當人們的「雷達器」接收到這一信息時，他們會認為：「我願意聽。」
比如你可以說：「這份報告你出了點錯誤（聽者的警報器響了），我們不能這樣子就發送出去。」有的員工和部下可能會覺得你是在告訴他們：「這份報告有錯誤，都是你造成的，」
對於良好旨意的表達可以像這樣說：「總之，我對你做出報告的方式很滿意。在它最終定稿之前，我希望你能更正一些小錯誤。」這樣一來就可以理解為，你幹得很出色，但我們還可以做得更好。
6.堅持你的觀點。不要漫無邊際地閒聊，也不要脫離主題，更不要讓別人牽著你走。
7.概括和強調。簡要重述一下你的主要觀點，為什麼呢？因為不是每一個在聽第一遍時就能領會到你的意思。把誤解最小化。
即使溝通很清楚，它也可能會引起誤解。一點小小的誤會可能會引發更深程度的誤解，那樣就會導致不必要的緊張，甚至是怨恨。因此要清除發生錯誤的可能性：
（1）糾正誤解。如果你意識到自己被別人誤解了，那麼向對方說明一下你的本意。拿劉軍的話來說：「你們經驗豐富」，如果有的員工和部下曾經被這句話冒犯過，他會對劉軍說：「你不需要這樣來吹捧我。」要糾正這場誤解，劉軍就應該說：「我並不是要吹捧誰，我只是想提出來表揚。」
（2）澄清他們的旨意。如果你對怎樣理解別人的意思把持不定，也別以最壞的方面去猜測。有所疑慮時，要善於尋找和發現。問就是一個辦法。逐字逐句地重述別人的話，然後問道：「你那樣到底是什麼意思？」或者「你希望我怎樣做？說的時候要鎮定、沉著，保持眼神接觸，聲調要平和。
舉一個例子。一名員工和部下跑來向你抱怨，他不得不做許多額外工作，因為有一個員工和部下上個月剛剛辭職。你向他解釋說自己正在招聘人員來頂替這個位置，你希望他耐心地等待一段時間。這時他會說：「管理者總是會那樣說。」
你則應該抱著實事求是的態度回應道：「我聽到你說『管理者總是會那樣說』，這究竟是什麼意思？」
闡明旨意與檢查知覺看起來可能很相似，但請注意一下二者的區別。對知覺的檢驗更像這種表達：「從你的言語中，我感覺到你對我所說的話並不滿意。」它是與你已經形成的知覺相關聯的，並且在很大程度上依賴於感覺。闡明旨意是要確切地知道對方說話的內容，主要是為了獲得談話的實質內容，它要求說話的人要對自己所說的話負責。
控制情緒
「你也許永遠無法控制狀況，但是你永遠有辦法控制你的反應」，控制你的情緒對溝通是至關重要的。在某些情況下，雖然你會去尋求反饋，但如果這種反饋令人感到不快的話，那麼，反饋也會受到抵制。舉例來說你向一位人事官員下屬解釋說，如果她認為有什麼方法能夠改進部門的運作，你會很樂意接受他的建議。她記住了你的話，某一天，她有點吞吞吐吐地說，你正在規劃的一項變革是錯誤的。你立即感到憤怒，並斥責了她。你在此時無法控制你的情緒，因為你正在為此事投入你的熱情。但如果你能控制你的情緒並認真聽她的陳述的話，可能事情並不是你想像的那樣。
把你的情緒隱藏起來，你會懊悔地認識到，她是對的，而你確實錯了。因為在此項工作中，你相對來說是一個新手。在你努力控制自己的憤怒的那一刻，實際上也確立了你們未來的工作關係。經過此事以後，每當這位人事官員認為你可能犯其它錯誤時，她就會向你提出來。這意味著，每當她找出你的過失時，她自己就會有自豪感。而在這種情況下，很多人會因為害怕在下屬中間喪失威信而阻止他人的批評。其實，如果一個人簡簡單單地阻止批評，他很可能失去更多的威信。如果一個人不能接受他人的批評，而只接受有益的建議，他必將面臨喪失威信的極大危險——尤其是由此導致了不正確決策的時候。
一旦你的情緒有所反應，你內心就會有一種不可抑制的衝動，要去打斷人家，要插進去爭辯，你可能會心急如焚，你甚至還會氣急敗壞，完全失去理智。對管理者——有一定權利的人更是如此。一般情況下，管理人員更樂於傾聽好消息而不是壞消息，認識這一點是很重要的。告訴他人自己想聽的東西，這必將對同事和下屬產生很大的誘惑力，從長期看來，對批評的抵制必然會產生糟糕的效果。管理人員應該清醒地認識到溝通渠道可能發生的扭曲。管理者不管在什麼情況下，都要想辦法控制自己。你可以這樣做：
首先，要暫緩你的反應或發作。你趕緊在心裡默數數字，或者做深呼吸，這些辦法能有效地使你平靜下來。
接下來，你就可以想想對方談話中有價值的東西，一定要繼續聽對方的談話。畢竟，人非聖賢，你的不一定就是對的。
最後，你可以回想一下你過去所取得的成功，而這些與你的下屬給你提供的寶貴意見是分不開的，以使你平靜下來。盡可能地把這些情景作視覺呈現，要想得美好一些。一旦你控制了你的情緒，你就會發現，你能與你的員工和部下進行非常有效的溝通。
注意非語言提示
當人們並沒有開口說話時，他們仍在表達。這是怎麼一回事呢？其實是通過他們的非語言暗示。據資料記載，國外心理學家在一系列實驗的基礎上得出了這樣一個公式：信息的總效果=7%的書面語+38%的聲音+55%的形體暗示。可見，聲音和形體暗示的交際作用有何等重要的地位。
通過非語言暗示你可以大有收穫。觀察一下對方通過面部表情、手勢和肢體語言表現出的非語言化的反饋。假設有人揚了揚眉，這就是一個暗號：有什麼問題嗎？產生了懷疑？有什麼不同意見？如果你不注意觀察，你就不會發現這一視覺暗示。如果你注意到了，也只有當你清楚了他們的旨意之後才明白那到底是什麼意思。而一旦你那樣做了，你就能適時地做出反應。
聲音的暗示在語言表達中獨領風騷，尤其是打電話時更是如此。你可能會想「聲音是天生的，聽起來是什麼樣就是什麼樣，我沒辦法。」其實並非這樣，像許多溝通的暗示一樣，聲音的暗示也是可以學來的。如果你注意到聲音的特點可以改進，你可以嘗試一下，你的聲音就像是樂器，你可以把它用在不同的場所。
把握你的語速。當別人說話很快時，你有什麼感受？你會覺得他們很緊張，尤其是當你知道他們平常說話並不像這樣快時的感覺更為明顯。說話太快意味著你處於匆忙之中，當然你有很多事要辦，你要與時間賽跑，因為你還得辦其它更重要的事如果你非得三言兩語就給別人講清楚，說得清楚流利也是可以的，前提是你要明白選擇了這種方式，並且知道你這樣做的理由。但是當別人要找你討論一個問題時，語速太快則意味著：「我沒有時間。」太快的語速是難以接受的，聽者要不然乾脆放棄，要不然就會漏掉你話語中的重要信息。說話時拖聲拖氣又會怎麼樣呢？別人會認為說話者思維緩慢。但事實上並非如此。當講述者看起來只是深入說明某個問題時，人們通常也會認為他在努力思考。說得太慢或對每個詞都精斟細酌，會被看作是傲慢自大，人們也難以接受。
注意一下你的音調。聲音的力量是傳達個性的力量。高音調的聲音聽起來比低音調的聲音更尖細，或者顯得刺耳。而低音調的聲音聽起來圓滑、洪亮，說得極端一點，就像從喉嚨裡發出的近似咆哮的聲音。高音調是與不成熟聯繫在一起的。而低音調聽起來像喉嚨裡發出的，這樣說話的人往往被認為是在喃喃自語的抱怨，要不就被認為正在生氣。
控制好你的音量。你可以根據場合來調整它，在封閉場所與個別人單獨談話時，可以適當減小你的音量；如果是在一個大會議室裡對一群人講話，你就要提高你的音量好讓每個人都能聽到。在通常情況下，大聲講話是不必要的，這樣做會被認為是嘈雜；大喊大叫則具有攻擊性的特徵；相反，說話細聲細氣就會被看作是靦腆或害羞。
形體暗示在傳遞有關自信度、個人偏好、獨斷性、權利大小方面起著關鍵的作用。在溝通時表示出開放和自信的形體暗示是很受歡迎的。在人際溝通過程中表現開放的姿態非常重要，這樣你會給其他人一個這樣的信號：我真誠地努力表現出自己真實的思想。開放式的手勢引起對方同樣的開放式姿態。這種形體暗示通常表現為：伸展一下雙手，鬆一下衣服扣子或領帶，還有放鬆一下四肢等。相反，如果緊縮雙臂、夾緊雙腿等相關的動作則表現出一種自我防禦的封閉式形體暗示。對於希望表現出鎮定自若的人來說，自信的動作就非常重要。
一些典型的動作有：手指尖塔（將手指指尖靠在一起形成塔尖狀）；雙手背後，下頜微抬；斜著身子，以手托頭。而像一些摸嘴、撓鼻子、抓頭的手部小動作通常是一種不自信的信息流露。不同的坐姿和站姿傳達著不同的溝通信息。面試時，應試者弓著背坐著，兩臂僵硬地緊夾上身，兩腿和兩隻腳緊靠在一起，就好像對面試者說「我好緊張」。同樣，如果應試者懶散地、四腳撒開地坐著，表明他過分自信或隨便，令人不舒服。一般來講，無論是站著還是坐著，當一個人放鬆或悠閒的時候，身體往往處於比較舒展的狀態；而當一個人不舒服、緊張、害怕，整個身體都是繃得緊緊的，手臂和兩腿緊靠在一起。
眼睛是心靈的窗戶，它具有許多獨特的交流功能，透過眼神或眼色，可以看到認得內心世界。在溝通中，勸說者要使人感到真誠可信，必須與被勸說者保持眼睛的接觸。為了避免可信性的顯著下降，勸說者不能用欺騙的眼神經常向下看，或眼光離開被勸說者。