溝通其實很容易 第2章 如何打開雙方溝通的大門 (2)
    外向者這種行為特性,往往使對方覺得他們根本沒有專心傾聽。所以,如果你本身正是一位外向者,不妨經常在口頭上認同或重複對方的論點,以顯示你自己正在聆聽他們的意見。若是對方為外向者,你已瞭解這種人的特性,則應設法讓他們停下來思考,以便獲得更明確的回應。

    提出質問讓對方去思考

    想使對方認真地聽你說話,最好的方法是什麼呢?答案是:向他提出質問。

    為了要回答你所提出的質問,對方不能不集中精神去聽你所說的話,而且加以思考。所以說,質問是使對方用心去聽你說話的一種最好的方法。

    雖然如此,向對方提出質問,也要懂得技巧。質問得好,固然能夠從對方的回答中找出解決難題的好辦法;然而質問得不好,卻往往會使氣氛更加緊張,問題更趨複雜,並且傷害到彼此的感情。

    我們舉一個例子來看一看。

    有一家公司的業務經理向他的部下這麼說;

    「小劉,你的報告寫得太糟了。我都看不懂你在寫什麼!而且,在報告書裡面,你還提到你的幾點看法,可是我不知道你到底是根據什麼理由才有那樣的看法?比如說,你提到我們這一個部門的同事,大家的士氣很低落。但是,你說這句話到底有什麼根據呢?理由安在?是不是說不滿分子很多?或者是說因自動辭職的人愈來愈多,所以才造成士氣低落?你也提到新採購的機器設備沒有舊的好。那這又是什麼原因呢?是說它常會發生故障?或者是說它不容易操作?這些,你都沒有寫出原因。以後要提出報告書的時候,就把它寫清楚一點再送上來,好不好?」

    這是一個很差勁的質問方式,因為聽了上司這樣的批評,這一名部下可能會一句話也不說掉頭就走,或者是同樣地用「帶刺」的詞語向他的上司回敬幾句也說不定。

    可是,如果這位經理能夠以下述那樣的口氣去提出質問,那麼,他的部下可能會接受而且改善的。

    「小劉!你的報告書我把它重複看了好幾遍,因為我知道你很關心公司的業務,所以我特別仔細地看了你的報告。不過,我有幾個不大明白的地方。你雖然在報告書中提出幾點你的看法,但是卻沒有更進一步的說明。我不知道你有沒有發覺到這一點。」

    (他先提出這樣的質問,然後暫停說話,想看看部下的反應)

    小劉:「因為我想,你可能會認為不需要,所以我就沒有詳細地寫出來。不過,我認為我把它寫得很簡單扼要,同時我還有許多別的公文要處理,所以也就沒有時間寫得很詳細。」

    (他對上司所說的話還不肯接受。)

    經理:「你的確寫得很簡單扼要,寫得很好,不過,我也很想更深一層地瞭解你所提出的那些問題。比如說,你在報告書中談到,最近大家的工作情緒很低落,可是低落的原因,到底是不滿分子多呢?還是因為自動辭職的案件愈來愈多的關係?因為你並沒有說明,所以我就不知道其中的原因,而且,這種工作情緒低落的情況是不是很嚴重呢?是不是週期性的現象?如果你也附帶地談到這些,那麼,我便可以斟酌實際上的情形來研究一些應付的辦法了。』

    (他先稱讚他的部下報告寫得很好,然後把話轉入正題,開始問起工作情緒低落的原因。)

    小劉:「經理,你說的不錯。可是我認為我說工作情緒低落,你一定會瞭解它的意思,不必我再說一大堆嚕哩嚕嗦的話;而且,我也認為經理會相信我這一個當科長的所說的話才對。……同時,我還有許多公文需要辦,所以不想花太多的時間在那一份報告書上面。」

    (到目前為止,他還不大肯接受上司的批評。)

    經理:「當然我相信你所說的話,這一點你是應該知道的,

    不然的話我怎麼會把你提升做科長呢?不過你要知道,對於工作情緒低落這一句話,可能每一個人的解釋都不大相同,因此,我才需要問你實際上的情形。我總要對它有深一層的瞭解,然後才能對症下藥啊!現在,我們改變一下立場來看看,假如我說你對部下監督不周,那麼你會怎麼想呢?你是否會不問我說這一句話的根據呢?」

    (他改變一下立場去談論這一件事情,看看對方的反應如何?)

    小劉:「那我當然會請教你說這一句話的原因。因為我也很想知道為什麼我會被認為是那樣的。」

    經理:「那麼如果你真的問起我之所以那麼說的原因,這是不是就表示你不相信我的判斷?」

    小劉:「不!我只是想多瞭解一點而已。」

    經理:「那麼,你現在應該知道我對於『工作情緒低落』那一個問題,我要問個清楚的原因了吧?」

    小劉:「經理,我現在瞭解你的意思了。以後在寫報告書時,我一定會寫得很仔細的。」

    這一種對話的方式,可能比較吃力一點,也需要花較多的時間,不過,由於它能夠消除對話雙方彼此間的誤會,而且最後也能夠獲得對方的協力,所以,雖然是多花一點精力與時間,還是很划算的。

    如何去改變對方的想法

    每一個人都有他自己的思想。這一種思想,是從漫長的生活體驗中累積而成的。由於每一個人的生活體驗都不大相同,因此,每一個人的思想也就隨之不同。這種由實際的生活體驗中累積而成的思想,是很難改變的。它像是一套穿慣了的衣服或者是鞋子一樣,是很難予以更換的。

    大多數的人都不願意將穿慣了的衣服丟棄,而換上一件不合身的新衣服;同樣地,他們也不願意拋棄自己的思想,而去接受另一種「陌生」的思想。就由於這個緣故,我們每一個人都很難改變別人的想法。

    可是,是不是真的一點也沒有辦法改變別人的想法?

    答案是:不見得。只不過要用一點腦筋就是了。

    如果你是一名優秀的成衣推銷員,你應該會知道:要使顧客購買你所推銷的成衣,你就必須讓他們先試穿。如他們試穿後覺得很舒適,自然會把它買下來。

    同樣的道理,如果想把你的想法「推銷」給對方,就要讓他「試穿」一下你的想法,看一看適不適合他,合適了,他自然就會拋棄他原有的想法,去接受你所「推銷」的新的想法。

    有目的的質問

    巧妙的質問,是很有說服力的。偉大的希臘哲學家蘇格拉底,甚至會利用質問去改變對方的想法。

    如果想要利用質問去改變對方的想法,那麼,就不要漫無目的的亂髮質問,一定要有計劃、有目的的提出質問才行。

    現在,讓我們來聽一聽某業務經理和他的一名部下之間的對話,看看他如何用質問去改變對方的想法。

    經理:「老趙,關於你的推銷成績,我想和你談一談。最近這三個月來,你的推銷成績一直在往下降,你有沒有去分析過其中的原因?」

    老趙:「我也搞不清楚為什麼?不過,我想可能是顧客的購買力比較薄弱的關係吧!因為最近商界一般的都不怎麼景氣……」

    (他把推銷成績不好的原因,歸罪於顧客的購買力和市場的不景氣。)

    經理:「雖然市場沒有以前景氣,不過據我所知,有很多的公司生意還做得不錯哩!所以我想,我們兩個人來重新研究一下你的推銷法,你看怎麼樣?」

    (他開始想讓對方接受他的想法了。)

    老趙:「是的!經理。不過,我想我已經盡了全力了。」

    經理:「好了,那麼我就要坦白地說了。我看了你這半年來的推銷狀況報告書,瞭解到你並沒有花很多的時間去開拓新市場,只是一直在訪問原來的固定客戶。難道你不認為開拓市場也是很重要的嗎?」

    (他舉出事實,並提出質問以觀察對方的反應如何。)

    老趙:「是的!不過,我所負責的推銷區域太廣闊了,光是訪問老客戶就覺得時間不大夠,哪有時間去開拓新市場?至於說,為什麼我常訪問原來的客戶,那是因為一方面這是我們應有的服務,而另一方面是怕他們被別家公司搶走啊!」

    經理:「我明白你的意思了。不過,我從你的推銷報告中知道,你每個月訪問光明公司兩次,對不對?」

    (他只舉出事實,不過這種質問等於在問對方「為什麼?」)

    老趙:「光明公司是我管轄中最大的客戶,如果被別家搶走了我們的生意,那就慘了。」

    經理:「當然不能被別家搶走。光明公司對於我們的產品滿不滿意?」

    老趙:「當然是滿意的,而且我和他們重要的幹部相處得很好。」

    經理:「那就好了。不過,如果把每個月兩次的訪問改成一次,你認為怎麼樣?」

    老趙:「他們很喜歡我常去他們那裡。」

    經理:「我很瞭解你的心情。不過,既然他們對我們的產品很滿意,而且你和他們也相處得不錯,那麼,你認為他們以後會不會減少對我們的訂貨量?」

    老趙:「不!不可能的。」

    經理:「這樣的話,你可以每個月少去那裡一次,而利用這段時間去訪問別的客戶,你認為如何呢?」

    老趙:「是的,我知道經理你的意思了。」

    經理:「還有,根據你的報告書中說,你每兩個月才去遠志公司一次,對不對?」

    部下:「是的。可是,你知道,遠志公司的訂貨量只有光明公司的1/4。」

    經理:「雖然是這樣,但是遠志公司的潛在購買力卻比光明公司的大,怎麼可以讓它被別的廠商搶去大部分的生意呢?」

    部下:「但是遠志公司的訂購量始終無法提高。」

    經理:「那就更需要常去訪問了。」

    部下:「是的,經理,你說得很有道理。我下個月開始就按照你的指示去做。尤其是那些潛在購買力特別強的客戶,我更應該多訪問,並且擠一部分時間去招攬新客戶。」

    這一位經理,把想質問的事項分成幾個階段,逐項提出。他不和對方爭論,也不強迫對方勉強接受他的想法,只是提出質問,讓對方去思考。

    結果,他的部下想通了,而終於能夠按照他的指示去做。

    由上面的對話我們可以知道:有目的、有計劃的質問,是能夠改變對方的想法的。

    利用迂迴式質問去說服對方

    向對方提出質問,可以誘導對方思考。當被問到某問題時,對方就會集中他的思考力,去尋找適當的答案。

    用直接語言所表現出來的語句,有不少是改變了形態的質問。

    比方說:「我在昨天晚上的宴會中會遇到你。」這一句話雖然不是疑問句,可是它真正要表達的卻是:「昨天晚上,你怎麼沒有去參加宴會?」

    「關於這一件事情,你覺得怎麼樣,我認為……」這句話,實際上就等於是:「你對這一件事情有什麼看法?」

    「表面上看起來好像有點粗野、冷淡,但實際上,我卻認為胡強是一個很熱情的人……」這一句話是暗示對方要表示贊成或反對說話的人的看法。因為它另有言外之意:「你的看法如何?」二者同樣都能誘導對方去思考。

    質問,對人的精神來說,是一種很好的刺激。以觀眾對電視猜謎問答所顯示出那種熱情程度,就可以知道,人總是喜歡對方提出種種的問題的。

    為什麼質問會刺激人的精神?最主要的原因可能是:它會誘使人去思考!有時候,為了達到說服的目的。某些人會採用「迂迴」式的質問去問對方。

    下面是某家公司的推銷員和一名消費者之間的對話。我們可以注意聽,看看這一名推銷員如何用這種質問的方式去說服對方。
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