職場自殺式4：做事不分輕重緩急
李泳經過自己的努力，成功應聘到某知名企業企劃專員的職位。這一天，他來到辦公室，市場營銷部的小王急匆匆地跑來，對李泳說：「李兄，你一定要幫我，今天我們部門組織促銷會，本來負責會場的幾個人臨時出差，現在人手不夠，你一定要幫我啊。」
李泳有點為難，說道：「我還有一個很重要的企劃案要寫……」
他還沒說完，小王就打斷了他：「李兄，求你了，我們會場缺人，太緊急了，要不然我也不可能麻煩你，企劃案可以明天寫啊！」
李泳被小王連拖帶拽地拉出了辦公室，因為是初入職場，李泳也不好意思拒絕，只能就範，放下工作去了會場。
剛到會場，李泳的上司就打來電話，詢問企劃案的進展情況，李泳向上司做了解釋，並表示明天一定將企劃案做好。上司用嚴厲的口氣說：「明天上午10點前，企劃案一定要交給我。」李泳從上司的口氣中聽出了生氣的味道。
促銷會佔用了李泳整整一天的時間，直到晚上八點多他才回到家，匆匆吃完飯，感覺非常疲憊，打開電腦，準備做企劃案，可是一點思路也找不到。眨眼之間就到了11點，李泳實在撐不住，躺倒床上就睡著了，而此時，企劃案還沒有實時性地開始。
第二天來到辦公室，李泳匆忙開始做企劃案，然而，越是心急越是沒有思路，而辦公室內電話不斷，各種瑣事需要處理，根本無法集中精力。時間分分秒秒飛快流逝，李泳急得手心流汗。
10點到了，上司來到李泳面前，問道：「企劃案做好了嗎？」
李泳心虛地回答：「已經，發到您的郵箱了。」
由於時間緊迫，李泳根本沒有做好企劃案，只是草草地搜集了一些資料。上司看完企劃案後，嚴厲地批評了李泳，而且扣掉了60%的績效。
很多人與李泳一樣，因為沒有正確地把握事情的輕重緩急而遭受嚴重的損失。
真正重要的事往往不緊急，而緊急的事通常不重要——很多人並不明白這個道理。他們總被看上去非常緊急的事情裹挾著，卻很少有時間做真正重要的事情，於是，他們陷入了「盲目忙碌」的沼澤中。
碌碌無為的處境
為了趕時間，人們不惜危險，猛踩油門，趕在紅燈到來的那一刻穿過路口；為了趕時間，人們火急火燎地在追趕公車，完全不顧秩序拚命擠上車；為了趕時間，人們甚至都沒有安心地吃一段飯。
身邊的人似乎都很忙碌，彼此見面的問答總是這樣——
「最近忙嗎？」
「忙！忙壞了。」
如果有人回答說「不忙」，那麼就會招來異樣的目光。在人們的腦海中，忙碌意味著存在的價值。
有人不允許自己停下來，一旦發現自己無事可做，他們就會產生心理負擔，感覺自己不被重視、沒有存在的價值。
還有人忙得不可開交，分身乏術，為了盡快完成任務，他們致力於提升行動的速度，讓自己快一點，再快一點。他們跑步前行；他們一口氣把話說完，不留時間讓其他人發言；他們一目十行，飛快地讀完文件。這些執著於提升速度的人們無暇享受閒暇的時光。
然而，越來越多的人們開始反思，忙碌究竟是為什麼？忙碌就是為了升職、為了掙錢嗎？這些帶給我們幸福了嗎？
很多人一定感覺到這個詞好陌生了——幸福。人們忙忙碌碌，卻損壞了健康，失去了和諧的家庭關係，子女沒有得到良好的管教，個人的夢想與價值也沒有得到實現……我們越忙碌，幸福反而離我們越遠了！在午後慵懶的陽光下安靜地品嚐一杯咖啡，或者在僻靜而優美的村莊度假二日——這樣的想法近乎奢望。
很多人忙碌，但是成果寥寥。在月末和年終總結的時候，總是羞於表述，愧對上司。我們將忙碌卻收效甚微的人群統稱為「窮忙族」。窮忙族的成員相當龐大。
你的時間被綁架了嗎？
如果你願意，可以詳細地記錄自己在打電話、網聊、收發短信、收發電子郵件、上網查看各類信息、觀看電視節目等事項上所花費的時間。
你也許會驚訝地發現，自己花費在這些事項上的時間多得驚人，甚至超過了5個小時。對於大多數人而言，扣除花在休息、吃飯、交通，以及處理雜務的時間，每天其實只有幾個小時的自由時間。而這些彌足珍貴的幾個小時又要被這些事情佔據，那麼，一天還剩下多少時間用來從事真正有價值的工作？
現代人似乎離不開電腦，只要坐在電腦前，就被認為是在工作。很多職場人士的工作簡單到「打開電腦、關閉電腦」，僅此而已。可是，面對電腦，多少工作是真正有效的？
有些人對收發電子郵件上癮，他們每隔幾分鐘就會打開電子郵箱，收不到郵件就會若有所失。還有些人對瀏覽網頁上癮，他們每隔一段時間就會習慣性地登錄常去的網站，瀏覽新信息。有些人對網絡聊天上癮，總在潛意識中等待跳動的頭像和消息框，如果長時間沒有等到消息，就主動聯繫他人，而聊天的內容多是問候和寒暄。
我們的寶貴時間被各種工具綁架了，這些工具本是用於提高效率，節省時間的，不想卻成了時間的竊賊。
有求必應的「老好人」
對別人有求必應的「老好人」，只會讓自己無故承擔越來越多的事務。幫助別人是美德，然而，無限制地幫助別人，換來的除了別人的誇讚，還有什麼？
毫無原則和條件地幫助別人，只會讓別人將一切視為理所當然，他們甚至不會意識到你為此做出的犧牲，更不會想到補償和回報你。
小汪大學畢業，剛踏入職場。他性格溫和，樂於助人。因此，同事們有事都喜歡找小汪幫忙，小汪每次都非常爽快地答應，而且盡心盡力地幫助別人。
時間一長，找小汪幫忙的人越來越多，洶湧而至的事情讓他應接不暇。可是，小汪總是不好意思拒絕別人，然而，越來越多的求助耗盡了他的大部分工作時間。
事實上，每個人都必須對自己負責，你無限制地幫助別人，恰恰是對自己的不負責任，而你更沒有義務為別人負責。
效率的真相
我們必須思考，忙碌的目的究竟是什麼？提高效率，並不是為了節省時間去做更多的事，那樣只會讓自己越來越累。相反地，提升效率是為了擁有更多的閒暇享受生活。
高效率人士成果顯著，卻並不見得他們有多麼忙。他們從容不迫，能夠由自己的意志掌控時間，而不是被各種繁雜的事務牽著走。
日本暢銷書作家勝間和代就是典型人物。她是三個孩子的母親，同時也是兼任幾家外資企業的工作，自主創辦了日本最大的白領媽媽交流網站。她19歲就通過了註冊會計師的第二次考試，是日本史上最年輕的合格者，之後又獲得中小企業咨詢師、國際交流英語測評、MBA等這種證書。後來，她躋身日本內閣府，開始從政生涯，並且出版了幾本暢銷書。
僅僅看這些表象，很多人都會以為她忙得不可開交，可事實上，她卻擁有很多空餘時間。她常與好友逛街，閱讀新書，每週去兩次健身俱樂部，參加美甲沙龍。
同樣的，高效率的組織也絕不會提倡加班和瘋狂工作。某世界知名的網絡公司規定：提前完成既定的工作就可以帶薪休假；上下班不考勤；工作時間可以喝咖啡、健身、侍弄寵物等；公司還為員工提供舒適的床，以方便員工隨時躺下來休息一會。在其他人看來，這樣的做法簡直匪夷所思，但這家公司卻是行業內最高效的。
成果與時間之比
為什麼真正富有成效的人卻並不忙碌？
大多數人認為，效率就是足夠快地做完一件事。從起點跑到終點，用時最少就最有效率。事實是這樣嗎？
謝強決定研發一項新產品，為了搶佔市場，贏得先機，他投入上百萬資金，招募數十人的研發人員，加班加點推進研發工作。產品很快就見到雛形，謝強也滿懷信心。然而，謝強在一次展覽會上偶然看到同類的產品，其功能和外觀都與他研發的產品非常相似。
謝強驚訝地詢問銷售人員：「你們這個產品什麼時候推出的？」
銷售人員回答：「我們推出一年多了。」
謝強追問道：「銷售情況如何？」
銷售人員回答：「我們已經在各地建立了銷售渠道，這個月就要在各個終端全面鋪貨了。」
這一消息猶如晴天霹靂，讓謝強震驚不已。別家公司的產品已經搶先一步，自己再推出同類產品，勝出的可能性太小了，他追悔當初沒有進行全面的市場調研，如果早發現同類產品的存在，他也不可能耗費大量的財力和人力了。
謝強為了追趕時間，不惜投入巨大的資源，然而，越快反而損失越嚴重。因為目標錯了，就注定無法取得成果，所有的投入都將付諸東流。
效率絕非單純地提升速度，而是在有限的時間內創造最大化的成果。效率建立在成果存在的前提下，沒有成果，一切付出都是浪費。
具體來講，效率是成果與時間之比。效率與成果是正比關係，與時間是反比關係。在相同的時間內，成果越多，效率越高；反之，效率則越低。獲得相同的成果，所用的時間越少，效率越高；反之，效率則越低。
高效率人士並不過分強調提升速度，而是在目標的取捨上深思熟慮。那些無法抵達成果、價值不高的事情，被他們果斷捨棄。一言以蔽之，他們之所以成效顯著卻從容不迫，是因為他們只做真正重要的事情。
二八法則
意大利統計學家、經濟學家帕累托在大量數據統計的基礎上發現：社會上20%的人佔有了80%的財富。除了財富，他還發現生活中大量存在著這樣的比例關係，例如：
20%的重要客戶貢獻了80%的利潤；
20%的優秀員工創造了80%的價值；
20%的強勢品牌佔據80%的市場份額；
20%的人際關係促成80%的事情；
從統計學上來說，精確的20%和80%不太可能出現，但從總體上看相差不大。人們將這個普遍存在的比例關係稱為「二八法則」。
二八法則不僅在經濟學、管理學領域應用廣泛，而且對我們的自身發展也具有重要啟示：20%的要事為我們創造80%的價值。
因此，我們應當將主要時間和精力集中於20%的要事，這樣才能既節約時間，又創造具有高附加值的成果，做到真正的高效。這是會我們倡導要事為先的重要原因。
大衛，體積巨大卻不失優雅，至今仍吸引著來自世界各地數不勝數的遊客前往弗洛倫薩。米開朗琪羅雕刻大衛這件作品的時候，年僅25歲，人們問他：你是如何用一塊逾噸重的沒有生命的大理石雕刻出這樣一個無比精細的有血有肉的大衛，他不假思索地回答道：「我並不是在創造什麼藝術。大衛早就已經在那兒了。我要做的，只是把那塊大理石中不屬於大衛的部分去掉，把活生生的大衛解放出來。」
我們要做的就是與米開朗琪羅一樣，在繁多的事項中找出真正重要的事情。這些事情具體包括：
開拓新的目標客戶；
為客戶製作解決方案；
與客戶深入地溝通；
實施項目；
必要的休息以保持旺盛的精力；
學習新的工作方法；
適當運動，增強體質；
與家人、愛人團聚。
什麼才是要事？
我們可以從兩個軸線來區分不同的事項：第一軸線是「緊急度」，也就是「是否有時間上的限制」；第二軸線是「重要度」，即「這件事所帶來的回報」。按照這兩條軸線，我們可以將事項分為四類：
第一類：緊急而且重要；
第二類：不緊急但重要；
第三類：緊急但不重要；
第四類：不緊急也不重要。
通常情況下，人們會花費60%的時間在「緊急而且重要」的事情上，這類事情有：與客戶確認合作事宜；接聽來自客戶的電話；按照規定期限實施項目；制訂費用預算；完成上司交代的緊急任務；準備明天即將舉行的開幕式的發言稿；接待突然光臨的重要人士……這些事通常能夠為我們帶來回報。
「人生在世，身不由己。」這句感慨同樣適用於職場人士。即便你是一個務實和高效的人，也不得不花費相當多的時間去完成「緊急但不重要」的事情。這些事情有：上下班的交通；在規定的期限內完成毫無意義卻不得不寫的報告；參加沒有主題的例行會議；接受朋友的聚餐邀請……表面上看起來，這些事都非做不可，事實上卻毫無意義。你很不情願去做這些事情，這些事情越多，被迫做事的感覺就會越強烈。
至於「不緊急也不重要」的事情，大部分人都知道應該盡量減少，然而，要在時間安排中徹底將它們抹掉，這是何其困難！人們總是無法克制自己的天性，不自覺地就將寶貴的時間用於閒聊、睡懶覺、玩遊戲、觀看肥皂劇……我們常常覺得時間不夠用，可是捫心自問，有多少時間浪費在這些毫無意義的事情上？
「不緊急但重要」的事
在四類事項中，人們最容易忽略「不緊急但重要」的事。這是人們的天性所致。一般而言，我們的注意力總是容易被迫在眉睫的事情和眼前利益所吸引，而忽略了那些真正重要的事情。